top of page

KALİTELİ ZAMAN YÖNETİMİ İÇİN KULLANILABİLECEK EN ETKİLİ YÖNTEMLER



Zamanın değerli olduğunu bilen herkes zamanı nasıl daha verimli geçirebileceğini merak eder. Zaman yönetimi günümüzün en büyük sorunlarından biri. Günümüzde dış dünyadan gelen çok sayıda uyaranla birlikte zaman yönetimi ve odaklanma ciddi bir problem olarak hatta bu sefer daha da büyük bir problem olarak ortaya çıkmaktadır. Çevrede çok sayıda uyaran, çok sayıda mesaj mevcut. Zaman zaman kendimize bir iş için şu kadar sürede bitecek diye hedef koyuyoruz ve o süreye yaklaştıkça işe daha fazla konsantre olduğumuzu ve zamanı daha iyi değerlendirebildiğimizi fark ederiz.

Kimi zaman masaya oturduktan kısa bir süre sonra pes ediyor veya çalışmanıza rağmen konuları yetiştiremeyeceğinizi düşünüyorsanız, kimi zaman iş hayatında bir türlü zaman artıramıyorsanız, kimi zaman da yakınlarınıza dahi ayırabileceğiniz kısa süreler olmuyorsa, sizlerin de zaman yönetiminde yaşadığınız problemler var demektir. Peki, hiç zamanı verimli kullanmak için bir şeyler yapmayı düşündünüz mü? Eğer düşünmediyseniz hala çok geç kalmış sayılmazsınız çünkü bu yazımızda özellikle öğrenciler için YGS-LYS döneminde ders çalışırken, iş ile ilgili dosyalarınızı ve çalışma planınızı hazırlarken, sevdiklerinizle keyifli vakit geçirmek, ekstra zaman tasarrufu sağlamak ve benzer birçok durum için işinize yarayacak birkaç teknikten bahsedeceğiz. Bu teknikleri şöyle sıralaya biliriz:

  1. Tek mi Çift mi?

  2. Pomodoro Tekniği

  3. Sodti Tekniği

  4. Kanban Tekniği

  5. Eisenhower Matrisi

Her hafta bu tekniklerden biri veya ikisini yazımızda paylaşacağız.


TEK Mİ ÇİFT Mİ? TEKNİĞİ

“90’lı yıllarda öğrenciyken zamanımı daha verimli kullanmak için bir yöntem geliştirdim. Adı: Tek mi, çift mi? Sonra büyüdüm ve üretkenlik adına daha başka teknikler olduğunu da öğrendim.” Diyor Barış ÖZCAN. 1974 doğumlu olan hikâye anlatıcısı olan Barış Özcan 15-20 yıllık çalışma hayatında birçok başarılara imza atmıştır. Ve öğrencilik yıllarında bulup geliştirdiği bu yöntem de, uygulayan kişiler tarafından başarılı sonuçlar elde edildiği yönünde.

Diyelim ki öğrencisiniz ve büyük bir sınava hazırlanıyorsunuz, ya da çalışıyorsunuz ve önemli bir sunumunuz olacak. Yazarsınız; kitabınızı, senaryonuzu, blog yazınızı 1 gün içinde bitirmek zorundasınız. Son teslim tarihi giderek yaklaşan, sürelerin kısaldığı bu gibi durumlarda zaman daha bir hızlı akmaya başlar. Konsantrasyon sorunları yaşarsınız. Nedense daha önce hiç aklınıza bile gelmeyen bir sürü başka iş aklınıza gelir ve onları yapmak böyle zamanlarda daha çekicidir.

Böyle bir durumda işlerinizi tek ve çift sayılı saatlere göre planlamak. Eğer tek sayılı bir saate denk geldiyseniz, mesela saat 13:00’se elinizdeki her türlü işi acilen bırakın, telefonunuzu, televizyonunuzu, dikkatinizi dağıtabilecek her şeyi hemen kapatın ve yapmanız gerekeni yapın. Saat 14:00 olana kadar işe devam edin. Çift sayılı saatlerde işi hemen bırakın ve iş dışında yapmak istediğiniz diğer şeyleri yapın.

Hayatınızı ikiye ayırıyorsunuz;

  1. Yapılması gereken acil ve önemli “O İŞ

  2. Hayatınızdaki diğer “TÜM İŞLER”…

Bunları tek ve çift sayılı saatlere bölüştürüyorsunuz. Psikolojik olarak bu “yarı zamanlı çalışmak” fikri sizi doğal olarak rahatlatıyor. Çünkü hem hayatınıza devam ediyorsunuz hem de işinizi tamamlıyorsunuz. Günde 8 saat uyuyan birisi bu yöntemle net 8 saat çalışabilir ve geri kalan 8 saatte dilediğini yapabilir.

İyi ama hayatımızı tasarlamak her zaman bizim elimizde olmuyor. Dış etkenler bizi bazı zamanlarda çalışmaktan alıkoyabilir. Doğru. Örneğin evinizden işinize ya da okulunuza 1 saatten daha uzun bir sürede gidiyorsunuzdur. Bu durumlarda esnek olabilirsiniz. Tek ve çift sayılı saatlerin yerini değiştirerek kendinizi adapte etmeye çalışın.

Tek mi, çift mi yönteminde vurgulanmak istenen temel konu şu: yapmanız gereken tek ve önemli bir şeye hayatınızın bütün gücünün ve en önemli sermayesinin -zamanınızın- yarısını ayırmak. Böylece işleri önceliklerine göre planlayıp, hayatınızın geri kalanı için de kaliteli bir vakit ayırmış olacaksınız. Zamanını verimli şekilde kullanmak isteyen herkes bu yöntemi kendi yaşantısına uygun bir şekilde adapte edip uyarlayabilir. Tek mi çift mi tekniği daha çok zaman baskısı oluşturan özel durumlarda kullanılır.

POMODORO TEKNİĞİ

1980 yıllarda Francesco Cirillo isimli bir öğrenci üniversitedeyken ciddi bir odaklanma sorunu ile karşı karşıyaymış. Ders çalışırken bir türlü odaklanamıyormuş ve bu durum kendisi için ciddi bir problem olmaya başlamış. O da bunu çözmek için kendisiyle iddiaya girmiş ve 10 dakika gerçekten odaklanarak ders çalışabilir misin diyerek bu iddiasını gerçekleştirmeye karar vermiş. Bunu ölçmek için bir kronometreye ihtiyacı varmış ve o da bunun için elinin altındaki domates şeklindeki bir mutfak zamanlayıcısını kullanmış. Bu zamanlayıcının süresinin olması ve bittiği anda zil çalması Francesco Cirillo için önemli bir motivasyon yaratmış. Sonra bu tekniği iyice geliştirerek Pomodoro tekniğini ortaya çıkarmış. (Pomodoro İtalyanca'da domates demek)

Bu yöntemin diğer çalışma yöntemlerine göre 3 büyük avantajı var: ⦁ Yaklaşan bitiş zamanı yöntemi ile çalışma verimini artırmak ⦁ Kısa periyotlar sayesinde zihnin tam konsantrasyonunu sağlamak ⦁ Kolay uygulanabilirlik

Tekniği uygulamak için tüm ihtiyacınız olan ⦁ Bir zamanlayıcı ⦁ Bir kalem ⦁ Ve bir yapılacaklar listesi

Şimdi Pomodoro Tekniği ile ilgili bilgileri sıralayalım:

  1. Bu tekniğin temelinde kısa süreli çalışma seansları ve bu seansları takip eden mini molalar yatıyor.

  2. Kısa süreli çalışma seansları 25 dakika sürüyor, ardından 5 dakika süren mini bir mola veriliyor.(25 dk çalışma + 5 dk ara)

  3. Bu bir seans ve moladan oluşan 30 dakikalık bölüm 1 Pomodoro'ya denk geliyor.( 1 Pomodoro = 25 dk+5dk dinlenme)

  4. Toplamda 4 Pomodoro'yu tamamladığınızda, yani 2 saat sonunda 15-30 dakikalık uzun bir mola veriyorsunuz.

  5. Günde 8-16 arası pomodoro tamamlamak ideal sayılıyor, yani 4-8 saat arası çalışma (Molalar dahil). İş hayatında ortalama 12 Pomodoro ile harika başarılar yakalayabilirsiniz ve dinç bir zihne sahip olabilirsiniz.

  6. Olayın temel noktalarından biri şu: 25 dakikalık seans boyunca dikkatinizi hiçbir şeyin dağıtmasına izin vermeyin. Tek odak noktanız işiniz olmalı. Hiç bir şekilde kesintiye izin vermeyin.

  7. Zaman bittiğinde işi bırakın ve 5 dk mola verin. (Kesinlikle işe bu 5 dk boyunca devam etmeyin). 5 dakikalık ara bittikten sonra hemen çalışmanıza geri dönmeniz gerekmektedir.

  8. Tüm bu oldukça basit kuralları iyice benimsedikten sonra yapmanız gereken hemen bir plan hazırlamak. (Yapacağınız plan günlük veya haftalık olabilir. Bu sizin tercihinize kalmış.)

  9. Bir Pomodoro başladığında, zil çalana kadar bekleyin. Bir Pomodoro asla bölünemez. Planlarınız dışında bir şey olur ve seansı bölmek zorunda kalırsanız o seansın yanına belli edici bir işaret koyun. (Harici ve dâhili kesintiler için farklı işaretler) Böldüğünüz Pomodoro seanslarını olduğunca az tutmaya çalışın.

  10. Eğer bir iş 1 Pomodoro’dan kısa tutuyorsa, başka küçük işlerle birleştirin. Eğer iş 5-7 Pomodoro’dan fazla tutuyorsa, o işi küçük işlere parçalayın.

  11. Her haftanın bitiminde plan kâğıdınızı inceleyerek değerlendirme yapın. Kaç seansı başarıyla tamamladınız, kaç seansınız iç veya dış nedenlerle bölündü gibi detayları inceleyin. Gereken iyileştirmeleri yapın ve ertesi hafta aynı şeyleri nasıl minimize edebileceğinizi düşünün.

Sizler de bu yöntemi iş yerinizde, ders çalışırken, yemek yerken, kitap okurken ya da atomu parçalarken deneyebilir ve zamanınızın ne kadar verimli geçtiğini görebilirsiniz.

Son olarak bu çalışmayı yaparken aynı tekniği uyguladım ve bu yazıyı 8 Pomodoro sonunda tamamladım.

S.O.D.T.İ TEKNİĞİ

Sürekli bir şeyler öğreniyoruz. Hayalleriniz var, hedefleriniz var, hayatınızda türlü zorluklar, engeller var ama ulaşmak istediğiniz o noktaya giderken nasıl ilerleyeceğinizi bilmiyor musunuz? Peki, daha iyi öğrenmek için neler yapabiliriz? Çevremizde her an değişen olaylar ve durumlar karşısında öğrenme dediğimiz olguyu nasıl geliştirebiliriz? Tam da bu noktada size yardımcı olacak bir yazı hazırladık. Beyninizi geliştirmek, daha iyi öğrenebilmenizi kolaylaştırmak, hayat kalitenizi arttırmak için size S.O.D.T.İ Tekniğini öneriyoruz.

Daha önce “Tek Mi Çift Mi Tekniği” ile bahsettiğimiz, hepimizin yakından tanıdığı hikâye anlatıcısı ve YouTuber Barış Özcan yine geliştirdiği etkileyici bir teknik yeni bir içeriğe imza attı. Kendi deneyimlerinden geliştirdiği S.O.D.T.İ Tekniği ile başarı yolunda daha iyi öğrenmeyi sağlayacak bu tekniği uygulamanızı şiddetle tavsiye ederiz. Bu teknik 5 adımdan oluşur ve günlük yaşantınızda her alanda uygulayabilmenize olanak sağlar.

S.O.D.T.İ Tekniği temel açılım olarak:

  1. SEV!

  2. OKU!

  3. DENE!

  4. TEKRARLA!

  5. İZLE!

şeklinde sıralanarak güzel bir akrostiş uyumu da oluşturulmuş.

  1. ÖNCE SEV!

Her şeyin başı sevmek. Doğayı, hayvanları, insanları tüm evreni. Sevmediğimiz hiçbir şey ilgimizi çekmez hatta umurumuzda bile olmaz. Seviyorsak çalışırız ve çabalarız. Her şey sevmekle başlar. Sevdiğiniz yiyeceği her fırsatta yemek istersiniz. Sevdiğiniz oyunu sürekli oynamak gelir içinizden. En sevdiğiniz diziyi kaçırmamak için yeri gelir dışarı çıkmazsınız değil mi? Öyleyse önce sevin!

Bu adımın ana fikri: “Başarılı olmak için ya sevdiğin şeyleri keşfetmen ya da sahip olduklarını sevmeyi öğrenmen gerekir.”

  1. SONRA OKU!

Her zaman sevmek yetmez. Bazen çalışmak gerekir. Sizce yetenek mi çalışmak mı önemli? Önce okumak önemlidir. Okumalısın ki bilmediğini öğrenesin. Okumalısın ki duymadığını, görmediğini, gidemediğini, kavrayamadığını öğrenesin. Hedeflediğiniz konuda en iyi olanları okuyun. Araştırıcı olun! Unutmayın her hikâyeden mutlaka bir parça alacağınız olur. Hatta kimileri sizi derinden etkiler. Neden bu parçaların birleşmiş hali sizin hikâyeniz olmasın ki?

Bu adımın ana fikri: “Beşikten mezara kadar oku.” Hatta mezardan sonra da oku!

  1. BOL BOL DENE!

Ne diyor büyük mutasavvıf, manevi haller sahibi Mevlana Celaleddin Rumi “Gel, gel, ne olursan ol yine gel, Yüz kere tövbeni bozmuş olsan da yine gel...”

Bizde Mevlana’nın bu felsefesinden yola çıkarak bol bol deneyeceğiz. Denemekten vazgeçmeyeceğiz. Her keşif denemekle olmuştur. Dünyadaki önemli işleri başaran insanlar, kâşifler, mucitler uzaylı değiller. Hepsi de senin benim gibi insan. Bir şeyleri denemekten çekinmeyen insanlar. Ne kadar çılgınca olursa olsun, ne kadar iddialı görünürse görünsün, denemişler.

Basit denemelerle başla. Romancı mı olmak istiyorsun, hiçbir zaman romancı olabileceğini düşünmeyen Hemingway gibi yap, önce hikâyeler yazmayı dene. Sinemacı mı olmak istiyorsun, Karpuz Kabuğundan Gemiler Yapmak filmindeki gibi başla. Denemekten ne kaybedersin ki?

Bu adımın ana fikri: “Bir şeyi anlamanın tek yolu denemektir.”

  1. SIK SIK TEKRARLA!

İlk üç aşamayı yaptıktan sonra tekrar etmekten başka bir şeye ihtiyacınız yok. Sevgini tazele, çokça oku, bol bol dene ve tekrar et! Bir alışkanlığı, öğrenmeyi aynılarını sürekli tekrarlayarak kazanabilirsin. Aynı şablonu başka konulara da uyarlayabilirsin. O konuyu da sev, hakkında bir şeyler oku ve bol bol dene.

Eskiden misafirperver aileler, misafirlerini uğurlarken samimiyetle “Bunu saymıyoruz, yine bekleriz.” Derlerdi. Bizde bu denemeyi saymıyorum tekrar bir daha… Bir daha… Bir daha…

Bu adımın ana fikri: “Tekrar çarpılarından oluşmuş bir zincir yap ve o zinciri hiç kırma.”

  1. ARADA BİR İZLE!

Çılgınca sevmene, binlerce kitap okumana, çokça denemene, tekrar üstüne tekrar yapmana rağmen eğer tüm bunları yanlış bir amaç uğruna yanlış bir yerde yapıyorsan ne işe yarar ki? İşte bunun için kendini izlemen lazım. Kısaca gelişimi takip et, izle. Ölç, değerlendir, doğrularıyla değiştir, kendine adapte et…

Bu adımın ana fikri: “Eee buna da siz belirleyin ana fikri ”

Unutmayın her şey sizin elinizde! Teknikler bir aracıdır, asıl olan sizin kararlılığınız.


KANBAN TEKNİĞİ

Günlük hayatta birçok kişinin en büyük problemlerinden birisi de zamanı yönetememektir. Buna bağlı olarak plansız bir hayat sürmekte olan birçok insanın derdine deva olacak bir teknik var. Japonya da ortaya çıkan bu antik metod ile hayatınızı düzenlemeniz artık çok kolay. Tek ihtiyacınız olan şeyler bir kalem, farklı renklerde post-itler ve yazı tahtası.

Kanban Japoncada “kart” veya “levha” anlamına gelir. Bir iş ve zaman yönetim tekniği olarak Kanban 1940’lı yıllarda Toyota şirketinin bir mühendisi Taiichi Ohno tarafından geliştirilmiş. Bu teknik, fabrikadaki imalat esnasında iş akışı yönetimini dengeli bir şekilde organize edebilmeyi daha şeffaf ve etkili kılmış. Tam bir tasarım ve teknoloji harikası. Halen üretimde ve yazılım geliştirmede kullanılan bu teknik günlük hayatta yaptığımız işleri daha hızlı ve verimli yapmamıza da yardım edebilir.

Kanban tekniğin temeli yapılacak işlerin görselleştirilmesi, sınırlandırılması yatar. Aklınızda bir sürü yapılacak şey var ya karmakarışık duran. İşte Kanban Tekniği diyor ki bunları yaz tahtaya. Görselleştir. Fikirler kafanda duracağına post-it kâğıtlarına yazılı bir şekilde tahtaya yapışık dursun. İstersen bunları farklı renklerle sınıflandır. Ayrıca büyük bir işi küçük küçük hedeflere bölmen çok işine yarar. Gelelim kanban tekniğinin nasıl uygulandığına.

Kanban Tekniği en az üç aşamalı olarak uygulanır. Biz bu temel yapısıyla ele alacağız. Bu bölümlere, sırasıyla, "Yapacağım", "Yapıyorum" ve "Yaptım" isimlerini veriyoruz.

  1. YAPACAĞIM: Bu bölüme yapılması gereken işler yazan post-it stikerleri yapıştırılır. Bu şekilde işlerin görselleştirilmesi hem hiçbir şeyi unutmamanıza hem de işleri önemine göre sıralamanıza yardımcı olur. Bu alanı görsel bir şekilde oluşturduktan sonra yanına yeni bir sütun açıyoruz.

  2. YAPIYORUM: İşlerin sınırlandırılması bu bölümde olur. Yapacağım dediğim işlerden bazılarını bu alana kaydırarak yapmaya başlıyorum. Not alma işlemi için de post-it kullanmayı unutmayalım. Burada çok dikkat edilmesi gereken en önemli nokta yapıyorum bölümüne bir sınır koymalıyız. Aynı anda çok fazla iş yapmak bize göre değil. Bir tane, iki tane, hadi bilemedin üç tane işi buraya kaydırabilirsiniz. Ohio Üniversitesi’nde yapılan bir araştırmaya göre insanların sadece %3’ü multitasking işini becerebiliyor. Yani aynı anda bir kaç işi yapamıyoruz. Dolayısıyla bu ortadaki alan bizim konsantrasyon alanımız.

  3. YAPTIM: Bitirdiğimiz işleri de Yaptım bölümüne kaydırıyoruz. "Bitirdim!", "Yaptım!", "Üstesinden geldim!", deyince insanın içini tarifi mümkün olmayan bir haz kaplıyor. Bu şekilde tamamladığınız işleri ve başarılarınızı görselleşmeniz sizi sonraki işler için motive eder ve sizi daha iyi hissettirir. Beynimiz “kendimi iyi hissediyorum” hormonu yani serotonin salgılıyor.


Kanban panonuza başka kısımlar da ekleyebilirisiniz – Yapmak istediklerim, Revize edilecek, İptal olanlar ve başka. Ayrıca, günlük hayatta Kanban tekniğini uygulamak için çeşitli cep telefon uygulamaları da kullanılabilir. Zamanı ve hayatı nasıl yöneteceğinizi öğrendiniz. Tek yapmanız gereken hayatınızı ve zamanınızı en iyi şekilde yönetmek için Kanban panosunun size en uygun halini seçmeniz.


EISENHOWER MATRİSİ

Zamanı verimli ve kaliteli kullanmak için sizlere önerdiğimiz ve kaleme aldığımız tekniklerin sonuncusuna geldik. Daha önceden de defalarda tekrarladığımız konu olan en büyük sorunlarımızdan biri, zamanı yönetememek! Herkes için, yaşamın en önemli kısıtlarından biri 'zaman'. Daha doğrusu belki de zamansızlık. Siz de çok iyi bilirsiniz ki, onca iş ve koşturma arasında bazen tamamen önemsiz şeylerle debelenerek vaktimizi çarçur ederiz. Sonuç: Tamamlanmamış işler, geç kalınmış toplantılar, iptal edilen arkadaş buluşmaları, büyük pişmanlıklar. Yapabilecekken yapamıyor olmak da içimizde yoğun bir suçluluk duygusu oluşturur.

Dwight David Eisenhower 1953-1961 yılları arasında iki dönem ABD başkanlığını yapmış bir isim. Eisenhower Matrisi de onun geliştirdiği bir teknik. Eisenhower Matrisi’nin temelinde; işleri önem ve aciliyetine göre ayırmak yatıyor. Bir koordinat sistemini 4 çeyreğe bölerek, yapılması gereken işleri acil-acil değil ve önemli-önemli değil şeklinde kategorize ederek, bir öncelik sırası belirlememiz yardımcı oluyor. İşleri yaparken öncelik sıramız yoksa işi yaparken dağılmamız, birçok işle aynı anda uğraşmak gibi verimsiz yöntemler kullanmamız ve gereksiz işlerle çok fazla vakit kaybetmemiz gibi sorunlar çıkabilir. Bu yöntemde yapmamız gereken işleri dört bölmeye ayırıyoruz:

  1. ACİL- ÖNEMLİ (HEMEN YAP) : başka her işinizi bırakıp yapmanız gereken şeylerdir. Öncelik sıranızın en başında olan işlerdir.

  2. ACİL DEĞİL-ÖNEMLİ (NE ZAMAN TAPILACAĞINA KARAR VER): Geleceğinizde gerçek fark yaratan uzun vadeli planlarınızın olduğu, gerçekten kendi isteklerinizle belirlediğiniz bölge. Bir iş kurmak, kitap yazmak, master yapmak, bir enstrüman öğrenmek, aile kurmak gibi. Zamanınızın çoğunu buna ayırmaya çalışın.

  3. ACİL-ÖNEMSİZ (YAPABİLECEK BAŞKA BİRİNE DELEGE ET): Yakında yapılacak bir konferansın planlanması ve idaresi görevi, çalan telefonlar, iş yerinde başkalarının kendileri için sizden istedikleri, uzakta olduğunuz için ricada bulunabileceğiniz işler vs buna girer.

  4. ACİL DEĞİL- ÖNEMSİZ (DAHA SONRA YAP): Bu tip görevleri daha sonraya bırakın ya da listenizden tamamen silin. Yapsanız iyi olur ama yapmasanız da hayatınızda çok şey fark ettirmeyecek işlerdir.

Eisenhower modeli ile çalışırken kendinize her zaman şu soruları sorun:

  • Önemli ama acil olmayan görevlerle ne zaman ilgileneceğim?

  • Acil hale gelmeden, önemli görevlere ne zaman vakit ayıracağım?

En basit anlatımıyla, stratejik, uzun vadeli kararların verildiği çalışmanın özü budur.

Bu matrisi doğru kullanabilmek için sahip olmanız gereken iki anahtar ise; 1.İşleri öncelik ve önemlerine göre sınıflandırabilmek, 2.“Hayır” diyebilmek ve gerektiğinde işleri başkalarına devredebilmek.

İş planını hazırlarken siz de önem ve aciliyet kriterlerine göre kendi önceliklerinizi belirleyin ve boşa zaman kaybetmeyin.


ŞUAYİP KÜTÜK

PSİKOLOJİK DANIŞMAN


12 görüntüleme0 yorum

Son Yazılar

Hepsini Gör

Comentarios


bottom of page